Eventorganisation bedeutet immer Stress: Termine müssen festgelegt, ein Raum, ein Stand gefunden, ein Fotograf gebucht werden, die Bestuhlung und Dekoration muss stimmen und auch die Lichttechnik sollte organisiert sein. Dann müssen Einladungen verschickt werden, Werbung sollte man bei öffentlichen Events auch nicht vergessen und schließlich gehört auch ein passender Cateringservice zu einer gelungenen Veranstaltung, wie zum Beispiel Peter Scharff mit seinem Kulinarischen Kompetenzzentrum in Kaiserslautern oder die Rolling Snack Imbissbetriebe im S&E-Gebiet in Kaiserslautern. Hier reicht die Dienstleistung von der Privatfeier bis zu großen Messen.
Damit letztlich alles termingerecht dann auch wie am Schnürchen läuft, braucht man eine gute Eventplanung. Ein guter Eventdienstleister hat meist auch ein entsprechendes Netzwerk von weiteren Dienstleistern zur professionellen Begleitung von Events und unterstützt beratend auch schon bei der Auswahl der passenden Eventlocation. Er kennt sich aus, mit der nötigen Technik, und ist versiert in der Realisierung von Veranstaltungen, egal ob im privaten, kommerziellen oder musikalischen Bereich. Ein guter Eventplaner bietet Unterstützung dort, wo sie gebraucht wird: angefangen bei der Vermietung der nötigen Technik, bis zur Komplettbetreuung und Begleitung der Veranstaltung sowie auch professionellen Foto- und Filmaufnahmen. Sie bieten auch im Vorfeld Hilfe beim Marketing von öffentlichen Veranstaltungen.
„Zuerst muss es auch persönlich von der Chemie her stimmen, dann muss man auch mal schauen, ob ein Raum bereits vorhanden ist, ob es sich um ein jüngeres oder älteres Publikum handelt“, meint Jörg Kirsch aus Katzweiler bei Kaiserslautern. Er organisiert und begleitet vor allem Musikveranstaltungen in der Region und bietet von der Vermittlung der Band, der Technik, der stimmungsvollen Beleuchtung, bis hin zur Bewerbung und Fotografie des Events, ein Rundumpaket an Eventmanagement für seine Kunden. „Ein gerne und häufig genutzter Service bei uns ist unsere Beratung zum bestmöglichen Einsatz des jeweils bandeigenen Equipments: Hier zeigen wir, wie alles funktioniert, warum weniger oft mehr ist und zu wenig oft doch nicht genug“. Ebenfalls in Katzweiler findet man die Firma „Rentit“. Auch sie bieten Komplettpakete für Events von der Geburtstagsfeier über das Vereinsfest bis hin zum Abi-Ball oder Volksfest an. Hier hat man gerade die letzten Jahre den Fokus auch auf Online-Veranstaltungen mit Streaming-Dienst, sowie auch auf Public Viewing mit Großleinwand gerichtet. Die Möglichkeiten sind umfangreich. Andere Dienstleister spezialisieren sich jedoch nur auf fotografische oder technische Begleitung. Gerade bei Hochzeitsfotografie macht das auch Sinn, denn das ist ja immer ein sehr persönliches Event, was auch viel Empathie und Erfahrung in der Begleitung erfordert. Martin Koch aus Kaiserslautern hat sich daher seit vielen Jahren leidenschaftlich der Hochzeitsfotografie verschrieben: „Die Emotionen, die Spannung und die bezaubernde Schönheit von zwei Menschen, die ihre Liebe feiern: Nichts kann das übertreffen.“ WH Audiotechnik in Kaiserslautern hingegen verleiht lediglich Beschallungsanlagen, Lautsprecher, Funkmikrofone und Lichttechnik sowie Licht- und Musikanlagen für Diskotheken, DJs, Zumba-Events, Partyanlagen, Nebelmaschinen und DJ-Mischpulte für Familienfeiern wie Hochzeit, Geburtstag oder Vereinsfeiern. Oder Monitore und Licht für Konzerte und Kirchen, Bühnen- sowie Beleuchtungstechnik und Lautsprecher. Veranstaltungs- und Medientechnik ganzheitlich zu betrachten und umzusetzen, ist auch dort im Fokus. „Von der Planung bis zur Realisierung sind wir für unsere Kunden da und vermieten hochwertige Beschallungsanlagen und Zubehör namhafter Hersteller.“ In Pirmasens ist Andreas Gross mit seinem Film- und Fotostudio ebenfalls ein Ansprechpartner, der viel mehr anbietet als nur die professionelle filmische und fotografische Begleitung von Veranstaltungen. Als Veranstalter eigener Events sagt er: „Das Programm, die Inhalte und die Vermarktung müssen klar sein. So entsteht kein Unmut. Ich glaube, dass Kunden oft nicht genau wissen, welche Zielgruppe zu erwarten ist. Das liegt daran, dass beispielsweise Messen und Veranstalter auf die Standmieten angewiesen sind und dadurch oft etwas „verkauft wird“, das nicht zu einem passt. Deswegen rate ich Kunden genau auf diese Dinge zu achten und Werbeaktionen auch darauf auszurichten. Unabhängig davon sollte man sich stets um seine eigene Vermarktung kümmern. Messen sind eine gute Gelegenheit, um Kunden zu binden, vor allem wenn man selbst aktiv wird. “ germ